Jours de fermeture et congés : dites à votre Secrétaire IA quand vous êtes fermé

Les appels ne s'arrêtent pas quand votre entreprise ferme pour un congé. Et si votre assistant IA ne sait pas que vous êtes fermé, il traite la journée comme n'importe quelle autre : il réserve des rendez-vous dans un bureau vide, ou transfère les appelants vers une réception où personne ne répond.

Les jours de fermeture sont votre façon d'indiquer les exceptions à votre Secrétaire IA — les congés, les fermetures anticipées, la semaine entre Noël et le jour de l'An. Configurez-les une seule fois, et ces jours-là, chaque appel et chaque texto est traité en conséquence : l'appelant apprend que vous êtes fermé et pourquoi, se voit offrir de laisser un message ou de choisir un autre jour, et n'est jamais inscrit dans un bureau fermé.

Ce qu'un jour de fermeture change

Un jour que vous avez marqué comme fermé, votre assistant :

• Dit aux appelants que vous êtes fermé — en nommant le congé. Donnez un libellé à la fermeture et les appelants entendent « nous sommes fermés pour l'Action de grâce » plutôt qu'un simple « aucune disponibilité ».
• Ne réserve aucun rendez-vous ce jour-là. Une date fermée n'apparaît jamais comme option, et elle ne peut pas être réservée même si un appelant insiste.
• Ne transfère pas d'appels vers un bureau vide. S'il n'y a personne, votre assistant le dit au lieu de faire sonner un poste où personne ne répondra — avec une exception pour les lignes de garde (plus de détails ci-dessous).
• Continue de faire tout le reste. Les messages sont pris, les questions trouvent réponse et les appelants se voient proposer un autre jour.

Horaires spéciaux, fermetures de plusieurs jours et congés récurrents

Un jour de fermeture n'a pas à être une seule date complètement fermée :

• Horaire spécial. Si vous fermez à 13 h la veille de Noël, marquez la journée comme un horaire spécial plutôt que comme une fermeture : votre assistant n'offre et ne réserve que des plages à l'intérieur de cette fenêtre, et en dehors de celle-ci, la journée est traitée comme fermée.
• Fermetures de plusieurs jours. Une seule entrée couvre du 24 au 26 décembre, ou toute la période entre Noël et le jour de l'An.
• Congés récurrents. Marquez une fermeture comme récurrente et elle revient d'elle-même chaque année — à une date fixe comme le 25 décembre, ou selon une règle comme « le quatrième jeudi de novembre », pour ne jamais avoir à ressaisir l'Action de grâce.
• Exceptions. Une fermeture n'a pas à tout couper. Vous pouvez garder les transferts possibles un jour où le bureau est fermé (quelqu'un est de garde), ou garder les rendez-vous réservables un jour où personne ne répond au téléphone (une journée administrative où le calendrier continue de se remplir). Et une destination de transfert précise — une ligne de garde ou d'urgence — peut être marquée joignable même les jours de fermeture.

La configuration

Les jours de fermeture ont leur propre page dans l'application — « Closed Days & Holidays » (jours de fermeture et congés) — et tout membre de votre équipe peut les ajouter ou les modifier, pas seulement les administrateurs du compte. Si la réception apprend que le bureau ferme plus tôt vendredi, elle peut faire la mise à jour elle-même, sur-le-champ.

Vous pouvez aussi ajouter un jour de fermeture sans ouvrir l'application : dites-le directement à votre assistant. Au téléphone ou en clavardage avec lui, dites « nous sommes fermés du 24 au 26 décembre pour Noël ». Il vous relit les dates exactes — jours de la semaine compris, pour qu'une date mal saisie ne passe pas inaperçue — et enregistre la fermeture une fois que vous confirmez. Les règles de récurrence et les horaires spéciaux, eux, se configurent dans l'application.

Google Calendar, Outlook — ou votre DME

La façon dont les jours de fermeture interagissent avec votre horaire dépend de l'endroit où vivent vos rendez-vous.

Si votre calendrier est Google Calendar ou Microsoft Outlook

Votre Secrétaire IA réserve directement dans votre calendrier connecté, alors les jours de fermeture façonnent tout ce qu'il propose : les jours complètement fermés disparaissent des options, les jours à horaire spécial sont limités à leur fenêtre d'ouverture, et un appelant qui s'informe d'une date fermée entend « nous sommes fermés ce jour-là » plutôt que de simplement ne trouver aucune place.

Un point qui déroute souvent : s'abonner à un calendrier public de jours fériés ne ferme pas votre entreprise. Bien des commerces sont ouverts les jours fériés, alors un événement nommé « Fête du Travail » dans votre calendrier Google n'empêchera pas votre assistant de réserver ce lundi-là. Si vous êtes réellement fermé, marquez la date comme jour de fermeture — seul un jour de fermeture indique à votre assistant que vous êtes fermé.

Si vous êtes une clinique connectée à son DME

Pour les cliniques dont l'horaire passe par leur DME (dossier médical électronique) — eClinicalWorks, Practice Fusion et d'autres — la répartition des rôles est claire :

• Les congés individuels des cliniciens vivent dans le DME. Quand la clinique reste ouverte mais qu'un ou plusieurs cliniciens sont absents, bloquez leur temps à l'horaire du DME comme vous le faites déjà. Votre assistant le suit automatiquement et ne réserve qu'auprès des cliniciens présents — rien à configurer dans YouSquared.
• Une fermeture de toute la clinique vit dans les jours de fermeture. L'horaire de votre DME ne connaît pas vos congés — le jour de l'Action de grâce, il affiche une journée complète de plages libres, alors un assistant qui s'y fierait seul inscrirait des patients dans une clinique fermée. Marquez le congé comme jour de fermeture et votre assistant ne le réservera pas — et il dit à l'appelant pourquoi : « la clinique est fermée ce jour-là pour l'Action de grâce ».

L'application vous aide à ne pas confondre les deux : la page des jours de fermeture rappelle aux équipes connectées à un DME que l'absence d'un seul clinicien va dans le DME, et inversement.

De petits détails qui comptent

• Les fermetures suivent votre horloge. Un jour de fermeture s'applique selon le fuseau horaire de votre entreprise, pas celui de l'appelant — un appelant de fin de soirée à trois fuseaux de distance ne se fait jamais annoncer le mauvais jour.
• Les horaires spéciaux respectent la durée des rendez-vous. Un rendez-vous doit tenir entièrement dans la fenêtre d'ouverture — une visite de 45 minutes ne se fait pas comprimer à cheval sur votre fermeture de 13 h.
• Les fermetures sont annoncées à l'avance. Votre assistant connaît les fermetures à venir à chaque appel, alors un appelant qui réserve pour le mois prochain ne se voit jamais proposer le jour où vous serez fermé.

FAQ

Dois-je ressaisir les congés chaque année? Non — marquez une fermeture comme récurrente et elle revient automatiquement, qu'il s'agisse d'une date fixe (le 25 décembre) ou mobile (le quatrième jeudi de novembre).

J'ai ajouté un calendrier de jours fériés à mon calendrier Google. Ce n'est pas suffisant? Non — un calendrier de jours fériés en abonnement indique seulement quel jour on est, pas si votre entreprise est fermée. Si vous êtes fermé un jour férié, ajoutez-le comme jour de fermeture.

Qu'entend réellement un appelant un jour de fermeture? Que vous êtes fermé — avec le motif, si vous en avez donné un — suivi d'une offre de prendre un message ou de trouver un autre jour. Pour les fermetures de plusieurs jours, votre assistant précise combien de temps dure la fermeture.

Les appels urgents peuvent-ils encore passer un jour de congé? Oui, de deux façons : autorisez les transferts sur cette fermeture précise, ou marquez une destination de garde ou d'urgence comme joignable même les jours de fermeture. Pour tout le reste, un message est pris.

Nous sommes une clinique — où vont les congés individuels des cliniciens? Dans votre DME, comme toujours — tant que la clinique elle-même reste ouverte, bloquez le temps de chaque clinicien à son horaire du DME et votre assistant en tient compte automatiquement. Les jours de fermeture ne servent qu'aux fermetures de toute la clinique.

Puis-je ajouter un jour de fermeture sans ouvrir l'application? Oui — dites les dates à votre assistant, au téléphone ou par texto. Il vous les relit et les enregistre une fois que vous confirmez.

Pour commencer

Les jours de fermeture sont offerts dès aujourd'hui pour chaque assistant. Commencez gratuitement sur le Web — sans carte de crédit — ou réservez une démo.